Bedarfsgerechte Aktenarchiv-Lösungen von C + P

Als Profis für branchenspezifische Einrichtungskonzepte wissen wir: Mit den richtigen Archivmöbeln fördern Sie effizientes Arbeiten in Ihrem Betrieb. Sie sorgen dafür, dass Ordner jederzeit griffbereit sind, wenn sie benötigt werden, und schützen gleichzeitig sensible Daten vor unbefugtem Zugriff.

Archiv-Regale und -möbel für Organisation und Datenschutz

Ob es um wichtige Dokumente, Akten, Kundendaten oder sonstige Geschäftsunterlagen geht: Den Themen Datenschutz und Sicherheit kann im Office kaum genug Aufmerksamkeit geschenkt werden. Umso wichtiger ist es, das eigene Aktenarchiv entsprechend auszustatten.

Wir von C + P Möbelsysteme bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, Ihr Archiv optimal einzurichten. Neben klassischen Büroschränken und Regalsystemen für die Archivierung, finden Sie bei uns z. B. auch:

  • Kartei- und Hängeregistraturschränke
  • Plan- und Zeichnungsschränke
  • Feuergeschützte Schränke für die sichere Aufbewahrung besonders sensibler Dokumente

Für maximale Sicherheit in Ihren Archivräumen empfehlen wir Ihnen unsere Archivmöbel mit innovativen Schließsystemen. Diese bieten Ihnen eine lückenlose Zugriffskontrolle, sind einfach zu bedienen und überzeugen mit einem ansprechenden Design.

Übrigens: Welche Datenträger wie und wie lange aufzubewahren sind, ist in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) festgelegt. 

Dokumentenmanagement: Das A und O in Ihrem Aktenarchiv

So wie Aufenthaltsräume als Rückzugsort für Ihre Belegschaft dienen, sind Archive die Aufbewahrungsorte für Schriftstücke, Datenträger und andere aufbewahrungspflichtige Dokumente. Dass in diesen Räumlichkeiten kein Chaos herrschen darf, ist selbstverständlich und sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Der Begriff „Dokumentenmanagement“ sollte daher bei der Einrichtung eines Aktenarchivs immer im Mittelpunkt stehen. Er umfasst grundsätzlich nicht nur das einfache Lochen und Abheften von Papieren, sondern alle Verfahren, die eine möglichst effiziente Aufbewahrung gewährleisten. Dazu gehören z. B. auch die Sicherstellung schneller Zugriffsmöglichkeiten, die laufende Kontrolle der Aufbewahrungsfristen und die Vernichtung von Akten nach deren Ablauf. Auch ein ergänzendes digitales Dokumentenmanagement ist empfehlenswert.

Passende Archivmöbel auswählen: Für mehr Effizienz in Ihrem Büro

Büromaterial und andere Utensilien des täglichen Bedarfs werden i. d. R. in einem Lagerraum aufbewahrt, zu dem die Mitarbeitenden jederzeit Zugang haben. Für Dokumente und Aktenordner, die seltener benötigt werden und/oder deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, sind Archive die sichere und effizientere Lösung. Diese speziellen Räume sind bestenfalls mit entsprechenden Archivmöbeln ausgestattet. Die Archiv-Regale aus dem Hause C + P Möbelsysteme erfüllen dabei die unterschiedlichsten Anforderungen:

Arbeiten Sie hauptsächlich mit Dokumentenmappen oder Aktenordnern? Dann sollte Ihr Archiv auf jeden Fall Ordnerregale in passender Breite und Fachböden, die in verschiedenen Höhen montiert werden können, enthalten. Hängemappen lassen sich zudem optimal in Hängeregistraturschränken und Kundenakten in abschließbaren Schubladenschränken aufbewahren.

Damit Ihre sensiblen Akten auch bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Einbruch oder Brand nicht gefährdet sind, empfehlen wir Ihnen für Ihr Archiv auch unsere feuerfesten Schränke.

Fazit: Ein gut organisiertes Archiv vereinfacht Betriebsabläufe

Wie ein strukturiertes Lager hat auch ein sorgfältig organisiertes Aktenarchiv mit den Einrichtungen von C + P Möbelsysteme eine positive Auswirkung auf die täglichen Abläufe in Ihrem Unternehmen. Es ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf bestimmte Dokumente, die schon länger nicht mehr benötigt wurden. Das erspart Ihnen nicht nur zeitaufwendige Suchaktionen, sondern minimiert auch das Risiko, dass Unterlagen verloren gehen. Und ganz nebenbei erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz- und Aufbewahrungsvorschriften.

FAQs – Häufig gestellte Fragen zum Thema „Aktenarchiv“

Datenschutzprobleme vermeiden Sie zum einen, indem Sie personen- und firmenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Dies gelingt Ihnen z. B. mit einem abschließbaren Aktenschrank von C + P Möbelsysteme. Zum anderen sind Sie verpflichtet, Unterlagen unterschiedlich lange aufzubewahren. Die genauen Eckdaten und weitere Informationen finden Sie in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Für die Einrichtung eines Archivs eignen sich sowohl klassische Akten- und Dokumentenschränke als auch Karteischränke. Diese dienen der Aufbewahrung personen- und firmenbezogener Daten.
Im Idealfall sind die Aktenordner in Ihrem Archiv sowohl vor Einbruchsversuchen als auch vor Elementarschäden geschützt. Das vielfältige Sortiment von C + P Möbelsysteme hält zahlreiche Optionen für Sie bereit. Darüber hinaus ist es unerlässlich, die Räumlichkeiten selbst bestmöglich abzusichern.
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