Badanie - nowe przestrzenie biurowe i robocze

Zmiana świata pracy pociąga za sobą powstawanie nowego rodzaju przestrzeni biurowych

Ostatnie lata pokazały, że nasz styl pracy podlega ciągłym przemianom. Zgodnie z panującym trendem odchodzi się od biur indywidualnych w kierunku biur otwartych, konieczne jest integrowanie innowacyjnych technologii w środowisku pracy, powstają nowe formy zatrudnienia.

Wiele firm projektując przestrzenie robocze i biura stawia na zwiększenie efektywności budynków i powierzchni. Celem tych działań jest projektowanie biur, które będą ekonomiczne, efektywnie energetycznie, coraz bardziej zautomatyzowane, zgodne z normami i certyfikowane. Najczęściej jednak nie uwzględnia się potrzeb i oczekiwań użytkowników względem nowoczesnego środowiska pracy. Atrakcyjnie zaprojektowane przestrzenie biurowe niejednokrotnie umieszczane są wśród słyszalnych, widocznych i odczuwalnych wpływów otoczenia, których konsekwencją jest utrata prywatności, ciągłe odrywanie od pracy, stres lub złe samopoczucie pracujących tam osób.

Stanowiska pracy powstają bez uwzględnienia szczególnych potrzeb różnych grup wiekowych i nie stwarzają warunków do przekazywania wiedzy, kreatywności, współpracy, komunikacji oraz wykorzystania technologii. Brak jest jasno zdefiniowanych strategii optymalnej modernizacji stanowisk pracy. Dlatego właśnie tworząc przestrzenie robocze należy uwzględnić wszystkie aspekty łańcucha tworzenia wartości, zaś powierzchnie należy projektować w taki sposób, aby zapewniały całkowite wykorzystanie możliwości osób zatrudnionych, zwiększanie innowacyjności, wspierały potencjał organizacji oraz polepszały wizerunek firmy. 

Efektywne projektowanie nowoczesnego i elastycznego świata pracy

W nowoczesny, otwarty na przyszłe wyzwania świat pracy wpisuje się również praca mobilna wykonywana elastycznie z dowolnego miejsca na świecie. Rozwój technologiczny otwiera coraz szersze możliwości dla pracy wirtualnej. Urządzenia mobilne, tj. tablety lub smartfony wspierają upowszechnianie się elastycznych, mobilnych form pracy. Co za tym idzie część powierzchni biurowej w firmie pozostaje stale lub tymczasowo wolna. Powierzchnie biurowe są wykorzystywane przeciętnie zaledwie przez 1/3 dnia pracy, zaś biura indywidualne tylko przez 20% dnia.

W tym świetle powstaje duży potencjał cięcia kosztów na polu zarządzania budynkami. Jedno stanowisko pracy na zamkniętej przestrzeni to ok. 15-18 m² powierzchni, w biurze otwartym powierzchnia jednego stanowiska redukuje się do 8-10 m². Przeprowadzone przez Instytut Frauenhofera (Instytut Organizacji i Optymalizacji Pracy) badanie na temat pracy i organizacji wykazało, że dzięki optymalizacji powierzchni koszty wynajmu i utrzymania można zredukować średnio o około 30%. Poza tym tworzy się w ten sposób nowe możliwości aranżacyjne dla głównych obszarów działalności firmy.

Sprzyjające innowacjom stanowisko do pracy umysłowej

Wraz z przemianami gospodarczymi zwiększa się liczba czynności wykonywanych interaktywnie, zorientowanych na komunikację oraz pracy związanej z wiedzą. Aby przedsiębiorstwo zachowało konkurencyjność i mogło odnosić sukcesy konieczne jest wprowadzenie innowacji powstałych w wyniku wdrożenia badań naukowych w praktyce. Zwiększające się stale wymagania względem wydajności i efektywności pracowników wymuszają również nowy sposób organizacji pracy. Zwiększa się stopień współpracy, samodzielnej organizacji pracy; dochodzi do tego stały rozwój.

Pracownicy wiedzy chcą aktywnie uczestniczyć w życiu firmy i dlatego muszą dysponować nieograniczonym przez miejsce, spersonalizowanym dostępem do środków pracy. Ponieważ jednak istotną rolę odgrywają dla nich interakcje społeczne z kolegami, konieczne jest zaprojektowanie środowiska biurowego zwiększającego kreatywność. Powierzchnie biurowe należy urządzić tak, aby pozwalały na komunikację i zapewniały przestrzeń dla spontanicznych spotkań i wymiany informacji.

Oznacza to również, że strefy robocze i przestrzenie wypoczynku muszą umożliwiać przechodzenie pomiędzy pracą w skupieniu a działaniami kreatywnymi. Poza tym należy zapewnić pracownikom możliwość ruchu, który przecież dodatkowo aktywuje mózg. Poza przestrzeniami zespołowymi (team space) wydzielonymi w otwartych biurach i pozwalającymi na szybką wymianę informacji, konieczne jest stworzenie przestrzeni wspierających inspirację i pracę w spokoju - np. pomieszczeń typu focus room lub think tank. 

Połączenie pokoleń przy jednym stanowisku

Stały wzrost kosztów energii i surowców powoduje, że ekologiczny i chroniący zasoby naturalne sposób projektowania biur coraz bardziej zyskuje na znaczeniu. Już teraz przedsiębiorstwa urządzając lub modernizując biura stawiają na koncepcję tzw. zielonego biura (ang. Green Office). Z badania pod tym samym tytułem, przeprowadzonego przez dział Instytutu Fraunhofera zajmujący się gospodarką pracy i irganizacji IAO wynika, że 46% ankietowanych niemieckich firm wdrożyło konkretne działania w tym kierunku. Poza tym widać również gotowość do inwestowania w zieloną aranżację wnętrz. Wprawdzie tylko 7% ankietowanych podało, że na wyposażenie wnętrza firmy w całości składają się ekologiczne meble wykonane z materiałów odzyskiwalnych lub pochodzących z recyclingu, lecz 40% osób deklaruje, że do wyposażenia biur użyto ekologicznych mebli.

W celu zredukowania kosztów leczenia i rekonwalescencji oraz ochrony zdrowia pracowników coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na integrowanie w przestrzeniach biurowych elementów naturalnych, takich, jak woda czy rośliny. Zgodnie z informacjami Instytutu Fizyki Budowlanej im. Frauenhofera dobremu samopoczuciu i zdrowiu sprzyja wysoka jakość powietrza i dobra akustyka pomieszczenia. W świetle wyników aktualnego raportu zdrowotnego Niemieckiej Pracowniczej Kasy Chorych, zgodnie z którymi schorzenia dróg oddechowych i choroby psychiczne zaliczają się do najczęstszych przyczyn niezdolności do pracy, opłaca się zainwestować w ekologiczne systemy klimatyczne i akustyczne. 

Połączenie pokoleń przy jednym stanowisku

Przedsiębiorstwa stoją obecnie przed niebagatelnym wyzwaniem, jakim jest stworzenie wspólnego stanowiska pracy spełniającego wymagania i potrzeby każdego z pokoleń. Starsi pracownicy będą potrzebowali miejsc pracy i pomieszczeń biurowych zapewniających komfort i dużą ergonomię, np. dzięki zastosowaniu dodatkowych lamp. Wyniki badań Daimler AG wykazują, że młodzi pracownicy, dopiero wkraczający na ścieżkę zawodową, są zainteresowani elastycznym stylem pracy z możliwością odseparowania się, przestrzeniami do pracy kreatywnej oraz pomieszczeniami typu lounge, pozwalającymi na przerwę od pracy umysłowej.

Dla młodych pracowników ważne jest nie tylko atrakcyjne wynagrodzenie, bo nowe pokolenie poszukuje przede wszystkim miejsca pracy oferującego dużą swobodę i możliwości realizacji zawodowej. Elastyczny czas pracy oraz możliwości dowolnego urządzenia stanowiska pracy są niemal równie ważne, jak nowoczesne biuro, zachęcające do burzy mózgów i interakcji społecznej. Zgodnie z wynikami badania przeprowadzonego przez Federalne Ministerstwo Pracy i Polityki Socjalnej na temat zmiany wartości 4.0 pracownicy widzą pozytywny trend zmierzający ku spełnieniu nowych oczekiwań, zakładają bowiem, że w roku 2030 kreatywne współtworzenie wizerunku własnego zawodu lub realizacja osobistych ambicji będą znacznie bardziej realne, niż dziś.

Skrócenie czasu kształcenia oraz podwyższenie progu emerytalnego powoduje, że różne pokolenia muszą współpracować ze sobą co najmniej 10 lat dłużej, niż do tej pory. Pracodawcy muszą odpowiednio zareagować, aby pogodzić potrzeby różnych pokoleń.

¹Vgl.: Klaffke, M. (2016), Arbeitsplatz der Zukunft, Gestaltungsansätze und Good-Practice-Beispiele